1. Rekisterinpitäjä
Ainea Oy
Salomaantie 13
33920 Pirkkala
Y-tunnus: 0433352-3
2. Rekisteriasiat ja yhteyshenkilö
Markkinointi- ja asiakasrekisteriasioista vastaava henkilö Ainea Oy:llä on Juha Väänänen. Rekisteriasioihin liittyvät yhteydenotot sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@ainea.fi.
3. Rekisterin nimi
Ainea Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.
4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Ainea Oy ylläpitää markkinointi- ja asiakasrekisteriä asiakassuhteen tai muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimuksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.
Rekisteritietoja voidaan käyttää Ainea Oy:n ja asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan väliseen markkinointiin (mukaan lukien sähköiseen suoramarkkinointiin) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Asiakasyrityksen sopimuksellisilla yhteyshenkilöillä on oikeus määritellä Ainea Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettavat yhteyshenkilöt kyseisen asiakkuuden osalta.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
Ainea Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin tallennettava tieto ei sisällä yhteyshenkilöiden henkilökohtaisia tietoja, mikäli ne eivät ole tarpeellisia nykyisen tai mahdollisen tulevan asiakassuhteen kannalta tai identtisiä yrityksen tietojen kanssa.
Rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- matkapuhelinnumero
- lankapuhelinnumero
- sähköpostiosoite
- kieli
- tehtävä ja/tai asema yrityksessä
- kiinnostuksen kohteet
- markkinointiluvat ja -kiellot
- asiakassuhdetta koskevat tiedot (esimerkiksi laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot).
Edellä mainittujen lisäksi rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen tai potentiaalisen asiakasyrityksen yhteyshenkilöön liittyviä tietoja, kuten
- tietoa tulevista tapahtumista (palaverien ajankohdat sekä paikat)
- historiatietoa menneistä tapahtumista (yhteydenotto-, tarjous-, palaveri- ja kokoustietoa)
- tietoa Ainea Oy:n markkinointisisältöjen käytöstä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ainea Oy kerää henkilötietoja asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana.
Tietoja voidaan kerätä ja täydentää rekisteröitävän henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä.
Tietoja kerätään myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten sähköisen suoramarkkinoinnin ja tapahtumien yhteydessä sekä julkisista lähteistä.
7. Tietojen luovutus
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ainea Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään luotettavalla tavalla suljetussa ja suojatussa tietojärjestelmässä. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin ja rekisteriä käsitellään suojatun yhteyden kautta.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
9. Tietojen säilytysaika
Ainea Oy käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta.
Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin Ainea Oy:n omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Henkilötiedot ovat muuttuneet tarpeettomiksi esimerkiksi silloin, kun asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhde on päättynyt eikä Ainea Oy pidä uuden liikesuhteen syntymistä todennäköisenä.
Tietoja säilytetään tarpeen päättymisen jälkeen enintään 12 kuukautta. Rekistereiden tietojen siivous suoritetaan vuosittain.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on kaikki asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihinsa, niiden tarkistamiseen ja hallitsemiseen.
11. Evästeet
Ainea Oy voi käyttää verkkopalvelussaan evästeitä.
Jos haluat muokata evästevalintoja, voit tehdä sen selaimen evästeasetuksien kautta.